PDF文件使用了工业标准的压缩算法，通常比PostScript文件小，易于传输与储存。它还是页独立的，一个PDF文件包含一个或多个“页”，可以单独处理各页，特别适合多处理器系统的工作。
此外，一个PDF文件还包含文件中所使用的PDF格式版本，以及文件中一些重要结构的定位信息。正是由于PDF文件的种种优点，它逐渐成为出版业中的新宠。
PDF文件格式在1990年代早期开发，以作为能够包括文件的格式、内置图像的分享方法，而且能够跨平台操作，即使完全不同的电脑平台之上收件者未必有相关或合用的应用软件接口可使用。当时与PDF一起竞逐跨平台文件格式的，还包括DjVu、Envoy、CommonGround Digital Paper、FarallonReplica及Adobe自己本身的PostScript(.ps)格式。在当时万维网及HTML文本尚未兴起之时的最初几年中，PDF在桌面出版工作流技术当中很受欢迎。
